Eventmanagement

Der gute Event trifft ins Herz!

Events werden als Instrument der Unternehmenskommunikation sowie als kommerzielle Ereignisse immer wichtiger. Sie sind erlebnisorientierte Ereignisse und einmalige Veranstaltungen mit vielen Unbekannten und Risiken.

Ein Event wird multisensitiv vor Ort von ausgewählten Rezipienten erlebt und als Plattform zur Unternehmenskommunikation genutzt. Auch hier muss alles auf die Unternehmenskultur abgestimmt sein.

Im Mittelpunkt eines Events stehen immer der Mensch und dessen Bedürfnisse. Die Vorbereitung (1-2 Monate), Planung und Organisation eines Events ist das A und O.

Eventmanagement: Abwicklung des gesamten Prozesses von der Idee bis zur Durchführung einer Veranstaltung.

Eventmarketing: Einsatz von Events als Kommunikationsmittel oder –medien innerhalb der Kommunikationsinstrumente Werbung, VF, PR oder interner Kommunikation. (Marketing-Mix, 3. P (Promotion), Aufteilung Public Events / Corporate Events (/ Messen/ Ausstellungen))

Vor- und Nachteile von Events + Direkter Augenkontakt

+ Emotionale, dynamische Bindung

+ Veranstalter wird personifiziert

+ Hohe Aufnahmebereitschaft des Publikums

+ gute Möglichkeiten zur Erfolgskontrolle

+ Gute Streubarkeit der Botschaften

- Lange Planungs- und Vorbereitungszeit

- Hoher organisatorischer Aufwand

- Hohe Kontaktkosten, kurze Kontaktdauer

- Vergleichsweise geringe Verlässlichkeit der Planung

Stolpersteine

• „Der Event wird nur so gut, wie das schwächste Glied in der Kette“
• Firmenpersönlichkeit ungenügend beachtet
• Integration des Event-Marketing in den Kommunikationsmix ist unzureichend
• Ausgewählte Agentur ‚passt’ nicht
• Hektik, Zeitdruck und unklare Zielvorgaben
• Eventinszenierung weist Schwächen auf
• Zu hohe Erwartungshaltung und Erlebnisstress
• Fehlende Markenpräsenz
• Ungenügende Vorfeldaktivitäten bei der Zielgruppe
• Kommunikationspotenzial in der Nachbearbeitungsphase nicht genutzt
• Fehlende oder unzureichende Erfolgskontrolle

 Ein Event muss immer auf ein Unternehmensziel abgestimmt sein

Konzeption

Ausgangslage	Worum geht es? Was ist das Problem?
Situationsanalyse	IST-Zustand? Erwünschte SOLL-Zustand? SWOT. Bisherige Kommunikationsmassnahmen? Fazit?
Ziele	Was soll erreicht werden?
Zielgruppen	Wen wollen wir ansprechen? Intern & extern. Welche Bedürfnisse haben sie?  Medien nie vergessen!
Botschaften	Was wollen wir vermitteln? Was soll in Erinnerung bleiben?
Strategie	Auf welche Art und Weise können die Ziele erreicht werden?Wer? Was? Wem? Wie? Wie oft? Womit?
Massnahmen	Wie und womit (Mittel) wird auf die Ziele hingearbeitet?
Budget	Was kosten die Massnahmen?
Termine	Bis wann ist was fällig? (Detaillierter Terminplan siehe späteres Kapitel)
Organisation	Wer macht was? Externe Unterstützung nötig? (Detaillierter Einsatzplan)
Erfolgskontrolle	Wurden die Ziele erreicht?

Event-Ziele

• Bekanntheit, Wissen, Einstellung, Verhalten
• Sensibilisieren / motivieren
• Beziehungen / Image pflegen
• Handlungen auslösen (aktivieren)

Programmgestaltung

Aufhänger / Motto: Soll sich wie ein roter Faden von der Einladung über das Event bis zur Nachbearbeitung ziehen. Macht für die Zielgruppe eine Wiedererkennung möglich. Nicht das schrägste, schrillste und ausgefallenste Programm gefällt, sondern das, welches der Zielgruppe, der Zielsetzung und dem Rahmen des Events am besten entspricht. Nicht selten ist hier weniger mehr.

Essen und Trinken: Bedürfnisse der Teilnehmenden berücksichtigen (Vegetarier, religiös-ethische Gründe, gesundheitliche Aspekte). Motiviertes und aufgestelltes Cateringpersonal engagieren. Ist oft der Hauptbestandteil eines Events. Entsprechend sorgfältig muss hier geplant werden.

Kinder: Hütedienst, Angebot mit Malstiften oder ein Wickeltisch sollte zur Verfügung stehen.

Menschen mit Behinderung: Müssen bei der Programm- und Infrastrukturgestaltung berücksichtigt werden. (Ein- und Aufgänge, Toilette, Parkplätze, Sitzplätze, Betreuungspersonal)

Referenten / Prominente / VIPs:

• Liste mit Referenten / Prominenten / VIPs (evtl. mit Foto)
• Wer ist für die Betreuung zuständig?
• Wie ist der Umgang gewünscht?
• Wie ist die Anrede (Bsp. Bundesrat)?
• Definition Tisch-/Sitzordnung

Veranstaltungsarten

Unterschieden wird in Public Events (öffentliche Events) und Corporate Events (nur geladene Gäste)

Interne Veranstaltungen

• Sitzung/Konferenz/Diskussionsrunde
• Seminar
• Schulung/Weiterbildung
• Ausstellung
• Mitarbeiteranlass*

Motivierte und zufriedene Mitarbeitende sind auch gute PR-Botschafter. Betriebsfeste, Orientierungsveranstaltungen, Pensioniertenveranstaltungen, Sport- und Freizeitveranstaltungen sind mögliche Arten von Mitarbeiteranlässen. Wichtig ist, dass ein Mitarbeiteranlass alle MA anspricht. Weiter sollte die Geschäftsleitung möglichst vollständig am Anlass teilnehmen. Dies fördert nicht nur das Zusammengehörigkeitsgefühl, sondern verdeutlicht den MA ihren Stellenwert. Ein Anlass sollte nie am Bahnhof oder auf einem Parkplatz enden. Es ist dafür zu sorgen, dass die MA am Schluss noch die Möglichkeit haben zusammen zu sitzen und weiterzuplaudern. Es ist sinnvoll z.B. in der Mitarbeiterzeitung über den Anlass zu berichten.

• Begrüssungsanlass für Neueintretende
• Pensioniertenanlass
• Mitarbeiterjubiläum
• Pensionierung / Beförderung
• Betriebsbesichtigung

Externe Veranstaltungen

• Sponsoren-Events an Grossveranstaltungen
• Ausstellung/Messe*

Teilnahme sehr kostenintensiv. Durch eine gute Vorbereitung muss die in der Regel kurze Messedauer optimal genutzt werden um möglichst viele Besucher positiv anzusprechen. Die langen Reservations- und Anmeldefristen müssen berücksichtigt werden.

• Arbeitstagung/Seminar
• Betriebsbesichtigung
• Tag der offenen Tür*

Der Tag der offenen Tür ist meistens mit hohen organisatorischen, personellen und finanziellen Kosten verbunden. Es muss der „richtige Tag“ gewählt werden (nicht in den Schulferien, anderen Veranstaltungen…) Ein attraktives Rahmenprogramm (Musik, Tombola, Gastronomie..) macht die ganze Veranstaltung zu einem „Publikumsrenner“. Aber Achtung: Ein zuviel an Ideen könnte den eigentlichen Zweck in den Hintergrund setzen. Wichtig ist immer die Sicherheit der Gäste; Sanität sollte bereit stehen. Medienvetreter einladen!

• Generalversammlung* (gesetzlich vorgeschriebene Veranstaltung)

Wird die GV in einer breiteren Öffentlichkeit durchgeführt, so verfolgt die Unternehmung zusätzlich ein imageförderndes Ziel. Die GV besteht in der Regel aus einem statutarischen Teil (Rechenschaftsbericht für Aktionäre) und einem gesellschaftlichen Teil. Während der 1. Teil stark ans OR gebunden ist, hat man im zweiten Teil einen grösseren Spielraum. In den meisten Unternehmen mit breitem Aktionärkreis wird im Anschluss an die GV den Anwesenden ein Apéro oder ein Essen offeriert.

 siehe auch Checkliste

• Medienkonferenz
• Jubiläum*

Jubiläen sind Anlässe, mit denen sich ein Unternehmen oder eine Organisation profilieren kann. Die Medien stehen Jubiläen in der Regel wohlwollend gegenüber. Ein gelungenes Firmenjubiläum signalisiert den Mitarbeitenden, den Medien und allen Dialoggruppen eine neue unternehmerische Epoche. Wichtig ist, dass der Stil des Jubiläums zum Stil der Unternehmung passt. Mottos eignen sich gut um durch das Programm zu führen. Evtl. kann man eine „Jubiläumsaktion“ anbieten.

• Kongress/Symposium*

Ein Symposium ist eine wissenschaftliche Tagung, auf der in Vorträgen und Diskussionen bestimmte Fragen erörtert werden. Fachinformation wird an ein Fachpublikum vermittelt. Benötigt eine sehr lange Vorlaufszeit.

• Vernissage
• Eröffnung
• Anwohneranlass
• Vortrag, Podiums- und Panelgespräch

Bei den externen gibt es zwei Kategorien: Erstens jene, welche in eigener Regie durchgeführt werden und zweitens jene, bei denen sich ein Unternehmen beteiligt (meistens bei Sponsoringanlässen).

*Konzeption / Organisation im Detail siehe Script Seiten 5 – 10

Eventorganisation

Milestone-Planung

Phase 1 - Startphase	Grundsatzentscheide
	Ziele und Zielpublikum festlegen
	Motto suchen
	Projektgruppe definieren
	Datum festsetzen (Achtung: Kollisionen / Konkurrenzveranstaltungen)Termine gegenüber Dritten rechtzeitig mitteilenReserve einplanen
	Anlassvolumen abschätzen
	Raum- und Infrastrukturbedarf ermitteln
	Veranstaltungsort evaluieren
	Rekognoszieren und provisorisch reservieren
Phase 2 – Planung	Gesellschaftlicher Rahmen
	Referenten, Gastreferenten, Künstler, Musiker
	Grobablauf, -termine, -budget*- Genehmigung- Sofortmassnahmen- Projektorganisation
	Erstellen von Checklisten
	Budgetieren nach Aufgabenbereichen
	Terminplan
Phase 3 – Umsetzung	Drehbuch und RegieplanEmpfehlung: Event vor dem geistigen Auge Schritt für Schritt durchgehen.
	Einladungsprozedere- Bestimmen der eingeladenen Gäste- Beschaffen der Adressen
	Gestalten von Drucksachen- Einladung, Antwortkarte- Teilnehmendenliste, Namenetiketten
	Beschriftungen / Hinweisschilder
	Dokumentation
	Kommunikation intern- Intranet, E-Mail, schwarzes Brett- Informationsblatt an alle Mitarbeitenden- Artikel in Mitarbeiterzeitung
	Kommunikation extern- Medienarbeit- PR-Beiträge in Publikums- und Fachmedien- Internet- Direct Mail, Hinweisinserate, Einsatz anderer Werbemittel prüfen
	Interne und externe Dienste- Hostessen- Sanität- Sicherheit, Bewachung, Polizei- Fotografin
	Hotel, Verpflegung- Transporte- Dekoration, Geschenke- Zusammenarbeit mit Referierenden
	Rahmenprogramm- Musikalisches Programm- Exkursionen- Sportliche Aktivitäten- Unterhaltung
	Technik / Audiovisuelle Mittel, technische Geräte
Phase 4 – Durchführung	Letzte Kontrolle
	Briefing aller Beteiligten
	Empfang der Gäste
	Betreuung der Gäste
	Verabschiedung der Gäste
Phase 5 – Nachbearbeitung	Abbau, Rückgabe usw.
	Dankesschreiben an alle
	Feedback (schriftlich)
	Erfolgskontrolle
	Schlussabrechnung, Budgetkontrolle
	Nachfassaktion
	Beitrag für Mitarbeiterzeitung
	Pressespiegel, Medienmitteilung

Wichtige Punkte:

-Termine vorgängig checken (Achtung Kollisionen/Konkurrenzveranstaltungen)

-Termine gegenüber Dritten immer schriftlich bestätigen

-Reserven einplanen

-Die Termine im Auge behalten

-Frühzeitiges Nachfassen bei externen PartnerInnen. Bei engen Terminen – Alternativen im Voraus bedenken

-Auf Hetztermine verzichten (Qualität vor Quantität) – Termine realistisch planen!

Projektteam

Eventmanagement ist immer Teamsache! Wichtig ist, dass die Verantwortlichkeiten zu einem frühen Zeitpunkt definiert werden. Motivation ist ein wichtiger Erfolgsfaktor – in der Planung wie auch am Anlass.

Motivationsfördernde Aspekte:

• Verantwortung übertragen
• Einbringen der eigenen Kreativität in die Entscheidungsprozesse
• Identifikation mit den Zielen
• So viel Informationen wie möglich – so viel wie nötig
• Gutes Verhältnis im Team
• Gute Entlöhnung

Zusammenarbeit mit Spezialisten und Agenturen

Bei Kapazitätsengpässen und/oder fehlendem Know-how macht eine Zusammenarbeit mit einer Eventagentur Sinn. Die Einbettung ins Unternehmen ist dabei jedoch unabdingbar, da der Erfolg nicht selten von der internen Akzeptanz abhängt.

Bei der Suche nach einer passenden Agentur müssen folgende Punkte geregelt/klar sein:

• Worum geht es? Gesamtberatung oder Teilprojekt?
• Einmalige oder längerfristige Zusammenarbeit?
• Welche Stärken, welches Netzwerk, welche Infrastruktur muss die Agentur mitbringen/aufweisen?
• Budget?

Vor- und Nachteile einer Zusammenarbeit:

+ Spezifisches Know-how

+ Unabhängigkeit / Unvoreingenommenheit

+ Beziehungspotenzial

+ Kapazitätserweiterung

- Know-how im Unternehmen vorhanden

- Kapazität vorhanden

- Ablehnung durch interne Stelle

- Mangelnde Akzeptanz von Aussenstehenden

Agenturpräsentation

Agenturen können kostenlos und unverbindlich zu einer Präsentation eingeladen werden. Es empfiehlt sich die Agentur zu besuchen, um sich ein Bild des ‚Geistes’ zu machen, der dort herrscht. Ebenfalls sollte gleich zu Beginn geklärt werden, wer die Ansprechperson seitens Agentur sein würde.

Einladung Offertstellung

Ausreichendes, schriftliches Briefing sowie das Bereitstellen von Unterlagen über das Projekt / Unternehmen / Organisation sind wichtig.

Wettbewerbspräsentation

Auf der Basis eines ausführlichen Briefings werden hier Lösungsansätze präsentiert und die analytischen, konzeptionellen und kreativen Fähigkeiten unter den eingeladenen Agenturen (meistens 3) verglichen. Diese ist kostenpflichtig – je nach Auftragsvolumen werden 5 – 25'000 Franken pro Agentur vergütet.

Planungsinstrumente

Briefing: Schriftlich und möglichst ausführlich gestaltet. Antworten aus Unternehmenssicht auf Fragen, die bei der Konzeption abgearbeitet werden.

Projektdossier: Sammlung sämtlicher für das Projekt relevanter Informationen an einer zentralen Stelle (macht nahtlose Übergabe bei einem Projektleitendenwechel möglich).

Softwaretools

Vielzahl von Softwaretools sind vorhanden (u.a. Microsoft Project). Wichtig bei der Auswahl zu beachten:

• Kosten-Nutzen-Analyse
• Schulungsaufwand abklären
• Kompatibilität mit externern Partnern

Logistik

Unter Logistik versteht man alle Massnahmen, die nötig sind, dass die Waren, Produkte und Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort und in der richten Menge zur Verfügung stehen.  Meistens die grösste Herauforderung eines Events. (Reibungsloser Ablauf von Material-, Personal- und Informationsflüsse)

Technik und Infrasturktur

Zwei Schlüsselfunktionen, die meistens den Grossteil des Budgets ausmachen.

In technischen Belangen wird empfohlen mit Spezialisten zusammen zu arbeiten. Frühzeitige Planung inkl. Generalprobe sowie ein Notdispositiv (Alternativlösung) ist notwendig.

Sicherheit

Jeder Event ist mit hohem Risiko und vielen Unbekannten gekoppelt. Alle Vorkehrungen sind zu treffen, damit die Sicherheit aller gewährleistet ist. Deshalb wird ein Krisendispositiv erarbeitet, bei welchem Rettungsmassnahmen und auch Informationsabläufe definiert werden. Zu treffen sind Vorkehrungen wie: Notausgänge, Feuerwehr (Absprache mit Hauswart), Polizei (früher Einbezug in Planung, Regelung des Verkehrs oder Koordination von grossen Menschenmengen), Öffentliche Verkehrsbetriebe, Samariter, Security.

Gefahren und Risiken am Veranstaltungsort sind durch den Veranstalter zu kontrollieren und entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Hierzu gehört auch der Hinweis in die Einladung auf angepasste Kleidung, Schuhwerk etc.

Erfolgs- und Qualitätskontrolle

• Zeit / Termine
• Kosten
• Formulierte Ziele

Ein Event verläuft nie 100% nach Plan. Wichtig, aus Fehlern zu lernen und diese möglichst nicht zu wiederholen. Hierzu dient das Debriefing und die Manöverkritik. Protokoll des Debriefingmeetings (nach dem Event) wird im Projektdossier zuoberst abgelegt.

Durch Einholen der Feedbacks kann die Wirkung gemessen werden. Der Fragebogen sollte jedoch nicht zu viele Fragen beinhalten und den Teilnehmenden unmittelbar nach dem Event (max. 3 Arbeitstage) zugestellt werden.

Budgetierung, Verrechnung und Kostenkontrolle

Budget stellt den finanziellen Rahmen dar, der für die Planung und Durchführung von Events zur Verfügung steht. Events sind in der Regel finanzintensive Kommunikationsmassnahmen.

Zwei Budgetarten werden unterschieden:

• Grobbudget – Planungs- und Entscheidungshilfe
• Detailbudget – im Vorfeld und während der Realisierung eines Projektes

Das Budget muss eine transparente Struktur aufweisen und wird wie folgt unterteilt:

• Honorar (Agenturkosten) oder Eigenkosten (bei internen Projekten)
• Fremdkosten (Grafik, Druckerei, weitere externe Spezialisten)
• Spesen
• Reserve (ca. 10%)
• MWST

Folgende Posten kann das Budget beinhalten:

• Projekt-Einzelkosten (Personal, Material, Mietkosten Equipment, Location)
• Gagen (Maschinen und Geräte, Fremdleistungen wie Agentur, Kultur, Catering, Moderation, Künstler (Achtung ausl. Künstler 8-10% Quellensteuer), Referenten usw., Reisekosten, Fachliteratur, EDV-Kosten, Versicherungs- und Transportkosten)

Drei Begriffe müssen klar auseinander gehalten werden, um die Administration kostenmässig zu erfassen:

• Zeitaufwand (produktive Arbeitszeit)
• Betriebskosten (betriebliche Infrastruktur, Kosten für nichtproduktive Mitarbeitende wie die Buchhaltung, die Dokumentation)
• Fremdkosten (Kosten für Leistungen von Spezialisten wie Grafiker, Übersetzer, Drucker, Barauslagen und Spesen)

Verrechnung von PR-Dienstleistungen

Drei verschiedene Systeme werden in der Praxis angewendet:

• Verrechnung nach Zeitaufwand
• Honorarpauschale
• Kombination Pauschale / Zeitaufwand

Exakte betriebsinterne Erfassung des Stundenaufwandes manuell oder über EDV. Die Fremdkosten werden separat ausgewiesen und gemäss effektivem Aufwand abgerechnet. Rabatte und Provisionen von Dritten werden in der Regel dem Klienten zurückerstattet. Spesen für Reisen, Kopien, Telefon etc. werden ebenfalls nach effektivem Aufwand weiterverrechnet.

Hier sind mehrere Lieferanten (Catering, Druckerei, Künstler, Grafiker etc.) involviert, daher lohnt es sich auch da eine Offerte einholen, um Grobbudget zu definieren. Empfehlung 2 – 3 Offerten erstellen lassen und vergleichen.

Das Budget muss während eines Projekts ständig im Auge behalten werden, um nachträgliche Forderungen zu vermeiden. Unerwartete Mehrkosten sind möglichst früh zu kommunizieren.

Rahmenbedingungen

Recht und Haftung

Zu den kritischen Punkten sollte man sich von den entsprechenden Fachleuten innerhalb und ausserhalb der Organisation beraten lassen. Generell gilt der Grundsatz des frühzeitigen Abklärens. Juristenhonorar kann gut investiert sein und verhindert unangenehmes und aufwändiges Nachspiel.

Vertragsgestaltung

Bei Kleinaufträgen reicht eine schriftliche Bestätigung einer ebenfalls schriftlichen Offerte. Bei umfangreicheren Projekten ist ein Abschluss eines Beratungsvertrages sinnvoll und sollte folgende Positionen regeln:

• Auftragserteilung und Bedingungen
• Leistungen der Agentur
• Leistungen des Kunden

Urheberrecht

Bei Verwendung eines urheberrechtlich geschützten Bildes, Textes, Musikstück muss eine Erlaubnis eingeholt werden und eine Entschädigung entrichten. Aufsichtsbehörde ist das Institut für Geistiges Eigentum, die Tarifgenehmigungsinstanz ist die Eidg. Schiedskommission (ESCHK). Die vom Staat autorisierten Verwertungsgesellschaften nehmen diesen Verwertungsschutz wahr. Bei musikalischen Werken übernimmt die SUISA die Vermittlung zwischen Musikschaffenden und Musiknutzenden. Die SUISA vertritt weltweit 1.7 Mio. Komponisten, Textautoren und Verleger und erteilt Bewilligungen an 80'000 Nutzer (Konzertveranstalter, Plattenproduzierende, Medien usw.).

Schweizerische Autoren-Gesellschaft (SSA): Recht der Urheber von dramatischen, musikdramatischen, choreografischen, audiovisuellen und multimedialen Werken.

Suissimage: Wahrt die Rechte der Urheber von AV-Werken und ist eine Selbsthilfeorganisation der Schweizerischen Film- und AV-Branche. Mitglieder sind Drehautoren, Filmregisseure, Produzierende und Verleihende.

Swissperform: Wahrt die Rechte der ausübenden Künstler (Interpreten) sowie der Produzenten von Ton- und Tonbildträgern und Sendeunternehmen.